У меня к вам вопрос почему бы вам не организовать встречу целиком и под ключ? К примеру вы бы сразу объявили день и время сбора! Про счёт если вы думаете что вас обманут в счёте то вы ошибаетесь. Как поделить счёт мы разберёмся с руководством ресторана, вплоть до того что за столом будут сидеть человек по 10! Как вам такой вариант? Про кухню скажу я вам так если ресторан рассчитан на 300 человек то и кухня рассчитана на 300 человек!!! (я работаю в сфере ресторанного бизнеса, и знаю что да как делается на кухне!)
Про фиксированную сумму мы это уже проходили, одни голодные уходят другие наоборот.... думаю мой ответ вам даст ход моих мыслей.?
А вот советы давать что да как делать думаю это не уместно т.к. осталось до встречи 5 полных дней!!! И ещё вы же не знаете сколько соберётся народу на встречу и за ранее вы не сможете все просчитать, в том числе обговорить сумму заказа и сумму предоплаты... многих людей пугает слово " предоплата" т.к. звучит что-то вроде ипотеки... А собрать большое количество людей это всегда сложно и очень тяжело миллиарда советов и мнений.